Anwendungsfall · §377 HGB
Wareneingangsprüfung, die Sie im Streitfall belegen können.
Ohne belastbaren Nachweis verlieren Sie im Streitfall Ihre Rügerechte nach §377 HGB — und bleiben auf mangelhafter Ware sitzen. Quilva führt Ihre Prüfer durch die Wareneingangsprüfung und erzeugt die Mangelanzeige, bevor die Frist zum Problem wird.
Das Problem ist selten die Prüfung. Es ist der Nachweis.
- Fotos im Kamera-Ordner oder Chat-Verlauf — ohne Bezug zu Lieferung, Prüfer und Zeitpunkt.
- Papier-Checklisten, die nicht belegen, wann geprüft wurde — die „unverzügliche“ Untersuchung ist nicht nachweisbar.
- Jede Schicht prüft anders; Grenzfälle werden mal beanstandet, mal durchgewunken.
- Die Rüge an den Lieferanten entsteht Tage später am Schreibtisch — mit Widersprüchen zur Prüfung.
Vom Lieferschein zur Mangelanzeige — in einem Ablauf.
Die meisten Lieferungen kommen wiederkehrend — dieselbe Ware, derselbe Lieferant. Ihre Qualitätsleitung definiert die Prüfung einmal; danach läuft jede Lieferung so:
- 01
Per Scan starten
Der Prüfer scannt den QR- oder GS1-DataMatrix-Code auf dem Lieferschein-Etikett. Die passende Vorlage öffnet sich, Charge, Artikel und Menge sind ausgefüllt — gekennzeichnet als Scan-Werte.
- 02
Geführt prüfen
Etikett, Verpackung, Vollständigkeit, Oberflächen: Jeder Schritt hat Anweisung und Pflichtfoto. Die definierten Prüfregionen werden auf dem Foto wiedererkannt; der Prüfer bestätigt — oder markiert den Mangel direkt am Bild und stuft ihn ein.
- 03
Urteil & Freigabe
Das Gesamturteil wird aus den Befunden berechnet — Annahme, Annahme mit Vorbehalt oder Rückweisung. Auf Wunsch gibt die Qualitätsleitung im 4-Augen-Prinzip frei.
- 04
Anzeigen & ablegen
Per Fingertipp entstehen die Mangelanzeige für den Lieferanten und das Prüfprotokoll für Ihre QS — mit Zeitstempel, Prüfquote und benanntem Freigeber.
Belastbarer Nachweis im Streitfall.
Eine Dokumentation, die §377 HGB unterstützt, beantwortet vier Fragen ohne Suchen:
Zeitstempel der Prüfung — belegt, wann geprüft wurde: die Grundlage für den Nachweis der unverzüglichen Untersuchung.
Mängel präzise auf dem Bild markiert und beschrieben, nach Schweregrad.
Betroffene Menge und Umfang je Befund — konkret, nicht nur „beschädigt“.
Erfasst durch und freigegeben durch — mit Name, Rolle und Zeitpunkt.
Zwei Dokumente, ein Vorgang.
Die Mangelanzeige geht an den Lieferanten: die Befunde mit markierten Fotos, Mengen und Einstufung — die Grundlage Ihrer §377-Rüge. Das Prüfprotokoll bleibt bei Ihrer QS: der nachvollziehbare Schritt-für-Schritt-Nachweis, inklusive dessen, was in Ordnung war. Beide mit Zeitstempel und benanntem Freigeber.
Häufige Fragen zum Wareneingang
Was passiert, wenn das Etikett des Lieferanten kein GS1-Format hat?
Die Scan-Bindung funktioniert auch mit eigenen Formaten — etwa JSON, URL-Codes oder Trennzeichen-Listen. Sie scannen einmal ein Beispiel-Etikett und ordnen die Felder zu. Und wenn ein Code gar nicht passt: „Manuell weiter“ ist immer verfügbar.
Ersetzt Quilva die rechtliche Prüfung der Rügepflicht?
Nein. Quilva unterstützt Ihre Dokumentations- und Rügepflicht mit belastbarem Bildnachweis, der direkt aus der Prüfung entsteht — die rechtliche Bewertung Ihrer Prüf- und Rügepraxis bleibt bei Ihnen.
Wie aufwendig ist die Einrichtung für eine wiederkehrende Lieferung?
Die Qualitätsleitung legt die Vorlage einmal an: Prüfschritte, Pflichtfelder, Prüfregionen am Referenzfoto, optional die Scan-Bindung für das Lieferantenetikett. Danach läuft jede Lieferung über denselben geführten Ablauf.
Bringen Sie eine echte Lieferung mit.
Die beste Demo ist Ihr eigener Wareneingang: Wir bilden einen Ihrer Prüffälle ab und gehen ihn gemeinsam durch — vom Scan bis zur Mangelanzeige.
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