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Quilva Inspect

Anwendungsfall · BGB §631

Der Servicebericht, der keine Rückfragen offenlässt.

Beim Werkvertrag zählt, was sich belegen lässt: was vorgefunden, was getan, was übergeben wurde. Quilva führt Ihre Techniker durch die Dokumentation — und der Bericht entsteht beim Einsatz, nicht am Abend danach.

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Woran Service-Dokumentation scheitert

  • Der Techniker dokumentiert abends aus dem Gedächtnis — Details fehlen, Fotos sind nicht zuzuordnen.
  • „Das war vorher schon kaputt“: Der Zustand bei Ankunft ist nicht festgehalten.
  • Erledigt, teilweise erledigt, abgebrochen — ohne klares Ergebnis wird die Abrechnung zur Diskussion.
  • Jeder Techniker berichtet anders; der Kunde bekommt mal zwei Zeilen, mal zwei Seiten.

Dokumentiert, während gearbeitet wird.

  1. 01

    Einsatz als Aufgabe

    Der Einsatz wird als Aufgabe mit Vorlage zugewiesen: Anlage, Auftrag, Kopfdaten. Der Techniker sieht auf dem Smartphone, was zu dokumentieren ist.

  2. 02

    Zustand bei Ankunft

    Pflichtfotos vor Beginn der Arbeiten: der vorgefundene Zustand, geführt und mit Anweisung je Schritt — die Absicherung gegen spätere Diskussionen.

  3. 03

    Arbeiten & Befunde

    Durchgeführte Arbeiten, Messwerte mit Soll und Toleranz, Befunde direkt am Bild markiert und eingestuft — auch wenn das Netz in der Werkhalle kurz aussetzt.

  4. 04

    Ergebnis & Bericht

    Das Ergebnis wird aus der Dokumentation berechnet — erledigt, teilweise erledigt oder abgebrochen. Per Fingertipp entsteht der Servicebericht für den Kunden und ein interner Vermerk für Ihre Unterlagen.

Auf Wunsch durchläuft der Bericht vor der Übergabe eine 4-Augen-Freigabe — etwa durch die Serviceleitung. Freigeber und Zeitpunkt stehen im Dokument.

Ein Bericht, zwei Wirkungen.

Für den Kunden

Ein sauber strukturierter Servicebericht mit Bildnachweis — übergabefertig, einheitlich, unabhängig davon, welcher Techniker vor Ort war.

Für Ihre Abrechnung

Dokumentierte Arbeiten und ein klares Ergebnis stützen die Abnahme und die Rechnung — Diskussionen über „war das im Auftrag?“ werden kürzer.

Für Rückfragen

Frühere Einsätze bleiben über ihre Auftragsdaten auffindbar — die Berichte stehen bei Rückfragen und Folgeaufträgen als Referenz bereit.

Zeigen Sie uns einen typischen Einsatz.

Wir bilden Ihren Serviceablauf als Vorlage ab und gehen ihn gemeinsam durch — vom Zustand bei Ankunft bis zum übergabefertigen Bericht.

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