Praxisszenario: Wiederkehrende Lieferungen — vom Etikett-Scan zum Prüfprotokoll

Hinweis: Das folgende Szenario ist ein illustratives Beispiel, wie ein strukturierter Wareneingang mit Quilva Inspect ablaufen kann — keine Kundenreferenz. Zahlen und Namen sind frei gewählt.

Ein mittelständischer Maschinenbauer bezieht wöchentlich Gehäusedeckel von einem festen Lieferanten. Jede Lieferung kommt mit einem GS1-DataMatrix-Etikett auf dem Lieferschein: Charge, Artikelnummer, Menge, Lieferdatum. Geprüft wird jede Lieferung — Etikett, Verpackung, Vollständigkeit, Oberflächen: eine Wareneingangsprüfung, wie sie im Maschinenbau tausendfach vorkommt. So sieht der Ablauf strukturiert aus.

Einmalig: Der Qualitätsleiter definiert den Ablauf

Der Qualitätsleiter legt eine Prüfvorlage „Wareneingang Gehäusedeckel“ an — ohne Programmierung:

Kopfdaten: Lieferant, Lieferschein-Nr., Charge, Menge.
Prüfschritte mit Pflichtfotos: Etikett, Verpackung im angelieferten Zustand, Deckel von oben, Dichtfläche im Detail.
Prüfregionen: Auf einem Referenzfoto markiert er einmal die Bereiche, auf die es ankommt — Typenschild, Dichtfläche, Bohrbild. Diese Regionen erkennt die automatische Bilderkennung später auf jedem Prüffoto wieder.
Scan-Bindung: Er scannt ein Beispiel-Etikett; die enthaltenen Felder (Charge, Artikelnummer, Menge) ordnet er per Drag-and-drop den Kopfdaten der Vorlage zu. Ab jetzt weiß das System, wie dieses Lieferantenetikett zu lesen ist.

Jede Woche: Der Prüfer startet per Scan

Dienstag, 7:40 Uhr, Wareneingang. Der Prüfer öffnet Quilva auf dem Tablet und tippt „Per Scan starten“. Er hält die Kamera auf das Etikett des Lieferscheins:

Der Code wird erkannt, die passende Vorlage gefunden — die Prüfung öffnet sich mit vorausgefüllten Kopfdaten: Charge, Artikelnummer, Menge. Kein Abtippen, keine Zahlendreher. Jedes übernommene Feld trägt ein „Scan“-Kennzeichen — die Herkunft bleibt am Vorgang dokumentiert.
Die geführte Prüfung beginnt: „Foto 1 von 4 — Etikett“. Eine eingeblendete Schablone zeigt, wie das Teil ins Bild gehört; steht die Kamera falsch, sagt die App es sofort — etwa „Zu weit weg — näher heranzoomen“.
Auf dem Foto der Dichtfläche erkennt Quilva die definierten Prüfregionen wieder und hebt eine Auffälligkeit hervor: eine Schramme am Rand. Der Prüfer sieht sie sich an, bestätigt den Befund, markiert die Stelle und stuft den Schweregrad ein — die Entscheidung trifft er, nicht die Software.
Ein Pflichtfeld bleibt offen? Weiter geht es erst, wenn es ausgefüllt ist. Eine Prüfregion nicht bestätigt? Dann taucht sie im Urteil auf.

Das Ergebnis: berechnet, nicht verhandelt

Aus den dokumentierten Befunden berechnet Quilva das Gesamturteil nach dem Prinzip „schlechtester Befund gewinnt“: Die dokumentierte Schramme führt zu „Annahme mit Vorbehalt“ — mit sichtbarem Auslöser. Der Prüfer hinterlegt die geforderte Maßnahme (Nachbesserung der betroffenen Teile) und die Frist für die Lieferantenantwort; ohne diese Begründung lässt sich die Prüfung nicht einreichen.

Weil für diese Prüfung ein Zweitprüfer benannt ist, geht sie zur 4-Augen-Freigabe an die Qualitätsleitung: Sie sieht die Befunde am Bild, gibt frei — und steht namentlich als Freigeberin im Protokoll.

Zwei Dokumente, ein Vorgang

Mit der Freigabe entstehen per Fingertipp zwei PDF-Dokumente mit Zeitstempel:

die Mangelanzeige für den Lieferanten — die Befunde mit markierten Fotos, Mengen und Einstufung; die Grundlage der §377-Rüge, konkret und direkt aus der Prüfung entstanden;
das Prüfprotokoll für die interne QS — der nachvollziehbare Schritt-für-Schritt-Nachweis inklusive der bestätigten Prüfregionen.

Monate später, beim Lieferantenaudit, lässt sich der Vorgang wieder öffnen: Wer hat wann geprüft, was wurde beanstandet, wer hat freigegeben — und der Bericht entsteht weiterhin aus exakt der Vorlagenversion, die zum Zeitpunkt der Prüfung galt.

Was dieses Szenario zeigt

Der Start kostet Sekunden — Kopfdaten kommen vom Etikett, nicht von der Tastatur.
Die Prüfung ist standardisiert — jeder Prüfer, jede Schicht, derselbe Ablauf.
Das Urteil ist belastbar — berechnet aus Befunden, mit benanntem Freigeber.
Die Dokumente sind adressatengerecht — Mangelanzeige nach außen, Prüfprotokoll nach innen.

Wie das an Ihren Teilen aussieht? Vereinbaren Sie eine Demo — wir spielen Ihren Prüffall gemeinsam durch.