Checkliste Wareneingangsprüfung: acht Schritte, die jede Anlieferung durchläuft
Checkliste Wareneingangsprüfung: acht Schritte je Anlieferung, mit Kriterium und Nachweis je Schritt — vom Etikett über das Urteil bis zur Ablage des Vorgangs.
Eine Checkliste für die Wareneingangsprüfung trägt erst, wenn hinter jedem Schritt zwei Angaben stehen: woran entschieden wird — und welcher Nachweis danach bleibt. Ein Haken allein belegt nur, dass eine Zeile abgearbeitet wurde, nicht, was festgestellt wurde. Diese Checkliste führt deshalb acht Schritte auf, die jede Anlieferung durchläuft — Etikett und Identität, Menge, Transportzustand, Prüfumfang, Prüfung nach Merkmalen, Urteil, Rüge und Ablage — und nennt zu jedem Schritt das Kriterium und den Nachweis. Sie beschreibt den Weg einer Anlieferung, nicht die Merkmale eines einzelnen Bauteils: Was am Teil zu prüfen ist, gehört in den Prüfplan des jeweiligen Artikels, nicht in eine allgemeine Liste. Übernehmen Sie die acht Schritte unverändert oder streichen Sie, was bei Ihnen nicht anfällt — entscheidend ist nur, dass der Umfang vor der Lieferung feststeht und nicht am Wareneingangstor verhandelt wird.
Die Checkliste: acht Schritte je Anlieferung
Die Liste ist bewusst kurz: acht Schritte, je Schritt ein Kriterium und der Nachweis, der danach vorliegen muss. Sie funktioniert als Ausdruck neben dem Wareneingangstisch — und unverändert als Vorgabe für eine digitale Prüfung.
| Schritt | Woran entschieden wird | Nachweis, der bleibt |
|---|---|---|
| 1 · Etikett und Identität | Artikelnummer, Bezeichnung und Charge auf dem Etikett stimmen mit Bestellung und Lieferschein überein | Foto, auf dem Etikett und Teil gemeinsam zu sehen sind; Lieferant, Lieferschein-Nr. und Charge am Vorgang erfasst |
| 2 · Menge und Vollständigkeit | Die gelieferte Menge je Position entspricht dem Lieferschein — Unter- und Überlieferungen werden benannt | Gezählte oder gewogene Menge je Position; jede Differenz mit Stückzahl vermerkt |
| 3 · Transport- und Verpackungszustand | Die Verpackung ist unversehrt; äußerlich erkennbare Schäden sind vor dem Öffnen festgehalten | Foto der Verpackung im angelieferten Zustand — auch wenn nichts auffällt; erkennbarer Schaden zusätzlich auf dem Ablieferbeleg vermerkt |
| 4 · Prüfumfang und Stichprobe | Der Umfang für diesen Artikel steht vor der Lieferung fest; die gezogenen Teile bilden das Los ab, nicht nur die oberste Lage | Notierter Prüfumfang, Anzahl der geprüften Teile und woher sie gezogen wurden |
| 5 · Prüfung nach den festgelegten Merkmalen | Jedes Merkmal hat einen Sollwert, eine Toleranz oder eine entscheidbare Grenze aus dem Prüfplan des Artikels | Ergebnis je Merkmal (i.O. / n.i.O.); Befunde am Bild markiert und nach Schweregrad eingestuft |
| 6 · Urteil und Kennzeichnung der Ware | Das Ergebnis folgt festgelegten Regeln, nicht der Tagesform — ein kritischer Mangel schließt die Annahme aus | Urteil mit Begründung; bei Vorbehalt zusätzlich Maßnahme und Frist; Name und Zeitpunkt der Freigabe; Ware am Lagerort als frei oder gesperrt gekennzeichnet |
| 7 · Rüge an den Lieferanten | Erkannte Mängel werden unverzüglich angezeigt — konkret nach Position, Mangel und betroffener Menge | Mangelanzeige mit Befunden und Fotos; festgehalten, wann und an wen sie abgesendet wurde |
| 8 · Ablage und Auffindbarkeit | Der Vorgang ist über Lieferant, Lieferschein-Nr. und Charge wieder auffindbar, und Änderungen bleiben erkennbar | Prüfprotokoll abgelegt; vereinbarte Bescheinigungen am Vorgang; Aufbewahrungsfrist bekannt |
Zum Ausdrucken, die acht Schritte in Kurzform:
- Etikett und Identität
- Menge und Vollständigkeit
- Transport- und Verpackungszustand
- Prüfumfang und Stichprobe
- Prüfung nach den festgelegten Merkmalen
- Urteil und Kennzeichnung der Ware
- Rüge an den Lieferanten
- Ablage und Auffindbarkeit
Was gehört in eine Checkliste für den Wareneingang?
Zwei Eigenschaften entscheiden, ob die Liste trägt. Erstens: Jede Zeile braucht ein entscheidbares Kriterium — „stimmt mit dem Lieferschein überein”, „steht vor der Lieferung fest” —, keine Prosa wie „Ware in Ordnung?”. Was sich nicht mit Ja oder Nein beantworten lässt, wird unterschiedlich beantwortet, je nachdem, wer fragt. Zweitens: Jede Zeile benennt den Nachweis, der danach vorliegen muss — ein Foto, eine gezählte Menge, ein Name mit Zeitpunkt. Der Nachweis ist ein Artefakt, kein Haken: Er hält fest, was festgestellt wurde, nicht nur, dass eine Zeile abgearbeitet wurde.
Der Prüfumfang selbst steht nicht in der Liste — er wird in Schritt 4 nur nachgeschlagen. Welche Teile wie tief geprüft werden, ist je Artikel vorab festgelegt und begründet; warum jeder dieser Schritte existiert und was rechtlich dahinter steht, haben wir in Definition und Ablauf der Wareneingangsprüfung ausgeführt.
Wo diese Checkliste aufhört: am einzelnen Bauteil. Eine Zeile wie „Oberfläche prüfen” lässt offen, wo genau hinzusehen ist — solche merkmalsbezogenen Vorgaben gehören nicht in die allgemeine Liste, sondern in den Prüfplan des jeweiligen Artikels, am besten dorthin, wo die Prüfung stattfindet: ans Bild des Teils. Die Prozessliste hier und die Merkmalsvorgabe dort ergänzen sich — sie konkurrieren nicht.
Vor dem Auspacken: Schritte 1 bis 3
Schritt 1 — Etikett und Identität. Artikelnummer, Bezeichnung und Charge auf dem Etikett gegen Bestellung und Lieferschein abgleichen, solange die Gebinde noch beisammen sind. Das Foto, auf dem Etikett und Teil gemeinsam zu sehen sind, koppelt die Lieferung an den Vorgang — danach lässt sich nicht mehr bestreiten, welches Teil aus welcher Charge gemeint ist.
Schritt 2 — Menge und Vollständigkeit. Je Position zählen oder wiegen, gegen den Lieferschein. Benannt gehört jede Differenz — auch die Überlieferung: Sie wird am häufigsten übergangen und beschäftigt später die Rechnungsprüfung.
Schritt 3 — Transport- und Verpackungszustand. Das Foto der Verpackung im angelieferten Zustand entsteht, bevor geöffnet wird — auch wenn nichts auffällt, denn genau dieser Zustand lässt sich später nicht mehr zeigen. Ein äußerlich erkennbarer Schaden wird zusätzlich auf dem Ablieferbeleg vermerkt, bevor unterschrieben wird.
Am Teil: Schritte 4 und 5
Schritt 4 — Prüfumfang und Stichprobe. Den für diesen Artikel festgelegten Umfang nachschlagen — nicht am Tisch neu entscheiden. Die Teile werden über die Verpackungseinheiten verteilt gezogen, nicht nur aus der obersten Lage; notiert wird, wie viele und woher. Woher der Umfang kommt, ist eine eigene Entscheidung — sie fällt vor der Lieferung.
Schritt 5 — Prüfung nach den festgelegten Merkmalen. Jedes Merkmal wird gegen seinen Sollwert oder seine Grenze aus dem Prüfplan des Artikels geprüft, das Ergebnis je Merkmal festgehalten: i.O. oder n.i.O., nicht „passt schon”. Befunde werden direkt am Bild markiert und nach Schweregrad eingestuft — dort, wo sie sind, nicht drei Zeilen darunter.
Nach der Prüfung: Schritte 6 bis 8
Schritt 6 — Urteil und Kennzeichnung. Das Urteil über die Lieferung folgt festgelegten Regeln, nicht der Tagesform: Ein kritischer Mangel schließt die Annahme aus, ein Vorbehalt braucht Begründung, Maßnahme und Frist. Die Freigabe trägt Name und Zeitpunkt — und die Ware selbst wird als frei oder gesperrt gekennzeichnet, damit zwischen Prüfung und Entscheidung nichts unbemerkt in die Fertigung wandert.
Schritt 7 — Rüge an den Lieferanten. Erkannte Mängel sind dem Lieferanten anzuzeigen — konkret nach Position, Mangel und betroffener Menge; was unverzüglich untersuchen und rügen im Einzelnen heißt, behandelt unser §377-Beitrag. Halten Sie fest, wann und an wen die Anzeige hinausging: Nach §377 Abs. 4 HGB genügt zur Wahrung der Rechte die rechtzeitige Absendung — der dokumentierte Absendezeitpunkt ist darum der Nachweis, auf den es ankommt. Welche Angaben hineingehören, damit der Lieferant damit arbeiten kann, zeigt wie eine Mangelanzeige aufgebaut sein muss.
Schritt 8 — Ablage und Auffindbarkeit. Der Vorgang ist über Lieferant, Lieferschein-Nummer und Charge wieder auffindbar; vereinbarte Bescheinigungen liegen am Vorgang, Änderungen bleiben erkennbar. Der Test ist einfach: Findet ein Kollege den Vorgang in fünf Minuten — ohne den zu fragen, der geprüft hat?
Muss ich auch dokumentieren, wenn nichts zu beanstanden ist?
Ja — gerade dann. Der i.O.-Nachweis belegt, dass überhaupt geprüft wurde: Im Streitfall zählt er ebenso wie das Mangelfoto, denn die Frage lautet dort selten „War das Teil mangelhaft?”, sondern „Wurde untersucht, und was wurde festgestellt?”. Eine Dokumentation, die nur bei Verdacht entsteht, wiegt weniger als eine, die systematisch geführt wird — und erst die unauffälligen Lieferungen machen die auffälligen vergleichbar: Sie sind die Basislinie, gegen die sich ein Lieferant über das Jahr bewerten lässt.
Von der Checkliste zur geführten Prüfung
Diese Liste erinnert. Erzwingen kann sie nichts — ein Pflichtfeld schon. In einer geführten Wareneingangsprüfung wird aus jedem Schritt ein Prüfschritt mit Pflichtfeldern und Pflichtfotos: Der Prüfer kommt am Etikettfoto nicht vorbei, Befunde werden am Bild markiert und nach Schweregrad eingestuft, und das Gesamturteil wird aus den Befunden nach festen Regeln berechnet — mit genau drei Ausgängen: Akzeptiert, Mit Vorbehalt, Abgelehnt. Auf Wunsch gibt eine zweite Person frei (4-Augen-Prinzip, zuschaltbar). Mangelanzeige und Prüfprotokoll entstehen aus der Prüfung heraus, mit Zeitstempel und benanntem Freigeber — und der Vorgang ist über seine Kopfdaten wieder auffindbar.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Checkliste für die Wareneingangsprüfung?
Der Weg einer Anlieferung in acht Schritten — Etikett und Identität, Menge, Transportzustand, Prüfumfang, Prüfung nach Merkmalen, Urteil, Rüge, Ablage — mit einem entscheidbaren Kriterium und einem Nachweis je Schritt. Merkmalsbezogene Inhalte gehören nicht in die allgemeine Liste, sondern in den Prüfplan des jeweiligen Artikels.
Muss ich auch dokumentieren, wenn die Lieferung in Ordnung ist?
Ja. Der i.O.-Nachweis belegt, dass überhaupt geprüft wurde — im Streitfall zählt er ebenso wie das Mangelfoto. Eine Dokumentation, die nur bei Verdacht entsteht, wiegt weniger als eine, die systematisch geführt wird.
Wer erstellt die Checkliste für den Wareneingang?
Der Qualitätsleiter legt Schritte, Kriterien und Freigaberegel fest; der Prüfer arbeitet sie je Anlieferung ab. Die Freigabe muss am Ende einer benannten Person zuzuordnen sein, mit Name und Zeitpunkt.
Reicht eine Checkliste in Papierform für den Wareneingang aus?
§377 HGB schreibt für Untersuchung und Rüge keine Form vor — Papier ist zulässig. Entscheidend ist, ob sich später zeigen lässt, wann geprüft wurde, was festgestellt wurde und wer freigegeben hat: Den Ablauf trägt Papier gut, den Nachweis oft nicht.
Wie viele Punkte sollte eine Wareneingangs-Checkliste haben?
So wenige, dass sie bei jeder Anlieferung wirklich abgearbeitet wird — diese acht Schritte decken den Weg einer Lieferung ab. Tiefe entsteht nicht durch mehr Zeilen, sondern durch die Merkmale im Prüfplan des jeweiligen Artikels.
Sie wollen diese acht Schritte nicht abhaken, sondern führen lassen? Vereinbaren Sie eine Demo — wir zeigen an einer Ihrer Anlieferungen, wie sich die Schritte 5 bis 8 von selbst dokumentieren.
Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Orientierung zur Wareneingangsprüfung und zu §377 HGB; er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die Festlegung Ihrer Prüfschritte und die rechtliche Bewertung Ihrer Prüf- und Rügepraxis liegen in Ihrer Verantwortung.